{"id":261,"date":"2020-06-29T00:20:15","date_gmt":"2020-06-29T03:20:15","guid":{"rendered":"http:\/\/www.danielmendonca.com.br\/?p=261"},"modified":"2020-07-15T20:40:51","modified_gmt":"2020-07-15T23:40:51","slug":"gestao-orcamentaria-no-mundo-do-gerenciamento-de-projetos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/danielmendonca.com.br\/?p=261","title":{"rendered":"Gest\u00e3o Or\u00e7ament\u00e1ria no Mundo do Gerenciamento de Projetos"},"content":{"rendered":"<p>O ator e diretor Clint Eastwood destaca-se em Hollywood n\u00e3o apenas pelo seu grande talento e capacidade de lan\u00e7ar personagens e filmes de grande sucesso. H\u00e1, nele, um grande diferencial na produ\u00e7\u00e3o dos seus filmes, qual seja: o de gerenciar muito bem os or\u00e7amentos que assume. Inclusive, em alguns dos seus filmes, chegou a economizar valores expressivos, retornando-os aos seus investidores, sem afetar a qualidade da obra.<\/p>\n<p>Quando comecei minha carreira como Gerente de Projetos, pensava que um projeto ideal era aquele que, al\u00e9m de entregar o resultado esperado, gerava economia financeira. Ali\u00e1s, durante o meu primeiro projeto, eu tratava a quest\u00e3o como uma meta: economizar. Mas, em dado momento, antes mesmo de o projeto em quest\u00e3o ser conclu\u00eddo, fui corrigido e melhor orientado por mentores no Escrit\u00f3rio de Projetos para o qual eu respondia. No caso, me ensinaram a conceituar da maneira correta o que seria um \u201cprojeto ideal\u201d, e, em se tratando especificamente da gest\u00e3o or\u00e7ament\u00e1ria, o entendimento \u00e9 o seguinte:<\/p>\n<p>Os valores financeiros programados para o projeto possuem rela\u00e7\u00e3o direta com os recursos envolvidos, com o tempo estabelecido para sua execu\u00e7\u00e3o, com o valor do objeto a ser desenvolvido e o resultado final esperado. Neste sentido, espera-se, na verdade, que esses valores financeiros sejam integralmente consumidos, para garantir o equil\u00edbrio entre esses fatores e a qualidade do projeto em si. Isto tem rela\u00e7\u00e3o direta com a nossa capacidade de planejar bem, de estipularmos valores financeiros corretos para uma empreitada. \u00c9 como pensarmos em investidores que repassam a voc\u00ea determinada quantia para levantar um pr\u00e9dio, o qual voc\u00ea levar\u00e1 um ano para deixa-lo totalmente pronto, e, ao final, voc\u00ea diz a esses investidores que economizou 25% do valor. Primeiramente, ficaremos preocupados com o tipo de economia que voc\u00ea fez e se houve impacto \u00e0 qualidade do edif\u00edcio. Em seguida, pensaremos diretamente neste valor economizado e a perda de oportunidade de investimento em outro empreendimento, naquele meio tempo.<\/p>\n<p>Ao atingirmos um \u00f3timo resultado de projeto e, ao mesmo tempo, com elevada economia financeira, entende-se que tivemos um erro de planejamento do projeto, o qual poderia ent\u00e3o ter exigido menores valores de investimento. \u00c9 importante pensarmos na origem desses valores que foram economizados, mas que, neste meio tempo, estavam reservados ao nosso projeto, sem poderem se destinar a outros projetos tamb\u00e9m importantes. E, claro: no outro extremo, do estouro do or\u00e7amento, o problema \u00e9 ainda maior.<\/p>\n<p>Agora, n\u00e3o estou dizendo que o Sr. Clint Eastwood tenha agido erroneamente na produ\u00e7\u00e3o dos seus filmes. Vendo suas entrevistas, ele deixa claro que n\u00e3o tem focado na economia or\u00e7ament\u00e1ria; ele faz exatamente o que precisa ser feito em seu projeto. N\u00e3o pensa em chegar ao final da produ\u00e7\u00e3o e devolver parte do dinheiro aos investidores. Ocorre, por\u00e9m, que o cara \u00e9 realmente muito bom em otimizar resultados, frente ao fato de o planejamento inicial or\u00e7ament\u00e1rio muitas vezes n\u00e3o ser elaborado apenas por ele, mas por um conjunto de profissionais. H\u00e1 pessoas que s\u00e3o h\u00e1beis em termos de planejamento, da mesma maneira que tratam bem do dinheiro, e, em especial, respeitam o dinheiro dos outros.<\/p>\n<p>Falemos ent\u00e3o do Controle Or\u00e7ament\u00e1rio em si: \u00c9 \u00f3bvio que voc\u00ea deseja manter um bom controle or\u00e7ament\u00e1rio em seus projetos, com transpar\u00eancia, seguran\u00e7a e que este controle gere informa\u00e7\u00f5es e alertas nos momentos corretos. De imediato, \u00e9 importante que voc\u00ea e sua equipe saibam relacionar todas as a\u00e7\u00f5es que desencadear\u00e3o obriga\u00e7\u00f5es (despesas) e direitos (receitas). Isto se chama simplesmente de \u201cter consci\u00eancia do que \u00e9 o projeto, em seu \u00e2mbito operacional\u201d. Al\u00e9m disso, que saibam elaborar um bom fluxo de caixa, que saibam apontar o maior n\u00famero de riscos poss\u00edveis ao projeto e, ao mesmo tempo, criar planos de conting\u00eancia, ou seja, aquele plano de a\u00e7\u00e3o que usamos quando algo fugir do planejado (poucos fazem este exerc\u00edcio antes de o projeto se iniciar). Em seguida, s\u00e3o estabelecidos os limites financeiros para cada tipo de Despesa, assim como as expectativas conservadoras, esperadas e desafiadoras das rubricas de Receita. Neste momento, \u00e9 interessante o agrupamento de rubricas \u2013 de Despesas e\/ou de Receita \u2013 pelos tipos de assunto\/neg\u00f3cio\/servi\u00e7o envolvido, para que se possa otimizar as responsabilidades, concentrando-as de maneira correta, otimizando tamb\u00e9m a comunica\u00e7\u00e3o entre todas as partes envolvidas. Para que este cen\u00e1rio possa ser estruturado da maneira correta e que possa ser conduzido com bom ritmo, costumo orientar meus clientes para estruturem suas equipes de projeto da maneira como aprendemos, atrav\u00e9s das boas pr\u00e1ticas de gerenciamento de projeto mundialmente difundidas. Dependendo do n\u00edvel de maturidade da empresa ou institui\u00e7\u00e3o, fazemos as devidas adapta\u00e7\u00f5es, readequando algumas responsabilidades e alguns processos.<\/p>\n<p>Como estamos acostumados a receber muitos exemplos a partir do modelo ideal, irei fazer diferente neste artigo e\u00a0utilizar um exemplo simples, de um projeto para o qual colaborei: um projeto de desenvolvimento de uma feira de exposi\u00e7\u00e3o. Para o planejamento e o controle do projeto \u2013 excluindo sua execu\u00e7\u00e3o \u2013, primeiramente orientei a forma\u00e7\u00e3o de um Escrit\u00f3rio de Projetos, e, paralelamente, a contrata\u00e7\u00e3o de um Analista Or\u00e7ament\u00e1rio, j\u00e1 que eu estava mais dedicado \u00e0 meta de inverter resultados anuais de preju\u00edzo para seu primeiro resultado positivo nos \u00faltimos cinco anos de realiza\u00e7\u00e3o. Ent\u00e3o, definindo por partes:<\/p>\n<p>Voc\u00ea sabe o que \u00e9 um Escrit\u00f3rio de Projetos e o que ele faz?<\/p>\n<p>Dependendo do projeto, o escrit\u00f3rio de projeto pode ser uma \u00fanica pessoa. Pode ser identificado pela sigla EP (Escrit\u00f3rio de Projetos) ou PMO (<em>Project Management Office<\/em>). Participa do planejamento de um ou mais projetos a partir de metodologia pr\u00f3pria ou de metodologias testadas de mercado. Ajuda na especifica\u00e7\u00e3o dos pontos de controle do projeto, a periodicidade em que os controles resultar\u00e3o em informa\u00e7\u00f5es sobre o desempenho do projeto, e, principalmente, se coloca como um escrit\u00f3rio que \u201ccobra\u201d informa\u00e7\u00e3o o tempo todo sobre esse desempenho e ajuda a revisar e renegociar prioridades. De uma maneira bem simples, o Escrit\u00f3rio de Projetos se vale da principal \u00e1rea de conhecimento em gerenciamento de projetos \u2013 a Comunica\u00e7\u00e3o \u2013 para dar ritmo as a\u00e7\u00f5es: questiona, solicita relat\u00f3rios de status, exige reuni\u00f5es, etc., para que todos os envolvidos realmente vivam o clima e o dinamismo do projeto&#8230;e&#8230;claro&#8230;que estejam focados e cumpram as metas estabelecidas.<\/p>\n<p>E aquele Analista Or\u00e7ament\u00e1rio? O que faz? Vamos as suas atribui\u00e7\u00f5es:<\/p>\n<p>Primeiramente: Relacionar todos os assuntos\/provid\u00eancias que fazem parte do projeto \u2013 boa parte deles \u00e9 poss\u00edvel deduzir a partir de uma planilha de planejamento or\u00e7ament\u00e1rio que precisa ser elaborada no momento do planejamento do projeto \u2013, assim como as respectivas responsabilidades internas, e, da\u00ed ent\u00e3o, dividir tais provid\u00eancias da seguinte maneira (a serem resolvidas):<\/p>\n<ul>\n<li>At\u00e9 dois meses antes do in\u00edcio do projeto;<\/li>\n<li>At\u00e9 um m\u00eas antes do in\u00edcio do projeto;<\/li>\n<li>At\u00e9 quinze dias antes do in\u00edcio do projeto;<\/li>\n<li>At\u00e9 uma semana antes do projeto;<\/li>\n<li>Na semana do projeto, antes do seu in\u00edcio;<\/li>\n<li>Durante o dia-a-dia do projeto: o fluxo de caixa \u00e9 muito importante neste momento;<\/li>\n<li>Um dia ap\u00f3s o t\u00e9rmino do projeto;<\/li>\n<li>At\u00e9 o final da semana seguinte ao t\u00e9rmino do projeto;<\/li>\n<li>At\u00e9 um m\u00eas ap\u00f3s o t\u00e9rmino do projeto.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Observa\u00e7\u00e3o: Com base nesta organiza\u00e7\u00e3o, fica mais f\u00e1cil de o Analista Or\u00e7ament\u00e1rio ajudar a dire\u00e7\u00e3o do projeto no controle de prazos e na divis\u00e3o dos assuntos que precisam ser comunicados semanalmente a todos os envolvidos, para que todas as equipes comecem a acompanhar a evolu\u00e7\u00e3o do planejamento, da execu\u00e7\u00e3o e do controle das atividades em rela\u00e7\u00e3o a tal projeto (este tipo de iniciativa motiva o ritmo dos envolvidos).<\/p>\n<p>Em segundo: Com base especificamente na planilha de controle or\u00e7ament\u00e1rio, o Analista Or\u00e7ament\u00e1rio deve levantar com a dire\u00e7\u00e3o do projeto todos os valores a pagar e valores a receber, separados de acordo com suas datas de pagamento (contas a pagar) e de recebimento (contas a receber), para ent\u00e3o tentar elaborar seu fluxo de caixa. \u00c9 necess\u00e1rio elaborar um fluxo de caixa a partir da primeira obriga\u00e7\u00e3o ou direito a realizar, e claro, iniciando o c\u00e1lculo com base em algum saldo financeiro que porventura tenhamos para o projeto, estabelecendo ou ao menos estimando os movimentos de entrada e sa\u00edda de caixa \u2013 e investimentos, se houver \u2013 demonstrando atualiza\u00e7\u00e3o de saldos financeiros. A sugest\u00e3o \u00e9 que o fluxo de caixa seja elaborado com intervalos semanais, com quebras para menor intervalo de acordo com alguma obriga\u00e7\u00e3o ou direito a realizar que assim exija. A dire\u00e7\u00e3o do projeto e os colaboradores que estejam no papel de assessoramento poder\u00e3o orientar e validar o fluxo de caixa que ser\u00e1 elaborado pelo analista.<\/p>\n<p>Em terceiro: O Analista Or\u00e7ament\u00e1rio dever\u00e1 manter atualizados todos os gastos do projeto, a partir da planilha de planejamento or\u00e7ament\u00e1rio, desdobrando suas rubricas atrav\u00e9s de planilhas complementares, se for necess\u00e1rio. Todas as pessoas que estiverem \u00e0 frente de negocia\u00e7\u00e3o, fechamento de contrato e pagamento de despesas dever\u00e3o manter o analista informado quanto a evolu\u00e7\u00e3o de cada um dos gastos. Em contrapartida, esse analista dever\u00e1 alertar a dire\u00e7\u00e3o do projeto em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 rubricas que estiverem com risco de atingir ou de ultrapassar os limites previamente acordados.<\/p>\n<p>Em quarto: Dever\u00e1 centralizar tamb\u00e9m os resultados de Receita, avaliando o desempenho (%) de todos aqueles que possam ser vistos como \u201cpromotores de resultado ao projeto\u201d \u2013 que podem ser tanto pessoas f\u00edsicas, quanto pessoas jur\u00eddicas envolvidas em vendas ou atividades tipicamente operacionais e de retaguarda \u2013, exigindo informa\u00e7\u00f5es detalhadas sobre as negocia\u00e7\u00f5es e os fechamentos de contrato, para que possa sintetizar informa\u00e7\u00f5es consistentes \u00e0 dire\u00e7\u00e3o do projeto, e, a partir disso, coletar considera\u00e7\u00f5es junto a esta \u00faltima e repassar orienta\u00e7\u00f5es \u00e0 equipe, podendo ainda, se for preciso, de redirecionamento\/redistribui\u00e7\u00e3o de esfor\u00e7os.<\/p>\n<p>Em quinto: Semanalmente, preferencialmente \u00e0s sextas-feiras, o Analista Or\u00e7ament\u00e1rio dever\u00e1 elaborar comunicados \u2013 geralmente utilizamos e-mails, certo? \u2013 em que sintetize os resultados de Receita e de Despesa, destacando:<\/p>\n<ul>\n<li>Resultado global at\u00e9 o momento de todo o projeto, tanto no \u00e2mbito financeiro, quanto em rela\u00e7\u00e3o ao percentual de provid\u00eancias resolvidas, versus provid\u00eancias pendentes (destacando aquelas que porventura estejam com risco ou certeza de atraso).<\/li>\n<li>Atualiza\u00e7\u00e3o da lista de acordos j\u00e1 fechados, entre Obriga\u00e7\u00f5es (Despesas) e Direitos (Receitas): rela\u00e7\u00e3o de acordos fechados at\u00e9 a semana passada e rela\u00e7\u00e3o de acordos fechados na semana atual;<\/li>\n<li>Atualiza\u00e7\u00e3o do fluxo de caixa e apontamento de riscos e\/ou oportunidades de adequa\u00e7\u00e3o dos prazos, e, consequentemente, dos saldos em conta.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Observa\u00e7\u00e3o: Para que o trabalho desse analista consiga gerar bons resultados para o evento, \u00e9 imprescind\u00edvel que todos os envolvidos se comprometam a atualizar informa\u00e7\u00f5es junto a ele, tendo-a como um profissional de controle de desempenho.<\/p>\n<p>E h\u00e1 ainda outras atividades menos espec\u00edficas que possam ser divididas com este Analista Or\u00e7ament\u00e1rio (ou contar com o seu apoio, sem necessariamente dividir responsabilidade), como, por exemplo:<\/p>\n<ul>\n<li>Acompanhar a dire\u00e7\u00e3o do projeto em reuni\u00f5es de avalia\u00e7\u00e3o e de negocia\u00e7\u00e3o de acordos junto \u00e0 parceiros, fornecedores e clientes.<\/li>\n<li>Durante a execu\u00e7\u00e3o ou mesmo entregas de resultado do projeto: assim como outros colaboradores, o Analista Or\u00e7ament\u00e1rio poder\u00e1 se posicionar como auditor do bom andamento do projeto, estando a postos para principalmente discutir com a dire\u00e7\u00e3o alguma eventual necessidade de ajuste que acarrete em desembolso financeiro, colocando-se na posi\u00e7\u00e3o de defensor do or\u00e7amento (ajudando a pensar em alternativas para o menor desembolso poss\u00edvel). Durante o projeto \u2013 se for um projeto como uma feira ou exposi\u00e7\u00e3o, podemos dizer durante os seus dias de realiza\u00e7\u00e3o \u2013, uma atua\u00e7\u00e3o importante desse analista ser\u00e1 a de visualizar algum problema operacional (conduta) entre todos os participantes e que porventura possa acarretar algum risco de novo desembolso.<\/li>\n<li>Participar de todas as reuni\u00f5es de planejamento, execu\u00e7\u00e3o e controle, se for poss\u00edvel e se n\u00e3o houver assuntos de car\u00e1ter t\u00e3o estrat\u00e9gico que a impe\u00e7a de participar.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Um detalhe importante: muitas vezes esse papel que estabele\u00e7o para um Analista Or\u00e7ament\u00e1rio tamb\u00e9m pode ser convertido para o profissional no papel de Preposto Administrativo. Tudo depende do que se encaixa melhor \u00e0 cultura de gest\u00e3o da nossa empresa e da empresa do cliente.<\/p>\n<p>Pois bem: gerenciar projeto, como j\u00e1 expliquei em outros artigos, \u00e9 fruto da combina\u00e7\u00e3o de m\u00faltiplas \u00e1reas de conhecimento, mas, principalmente, de um senso apurado de organiza\u00e7\u00e3o e comunica\u00e7\u00e3o daqueles que far\u00e3o parte da sua dire\u00e7\u00e3o. Conheci profissionais com as melhores certifica\u00e7\u00f5es de mercado no que se refere \u00e0 gerenciamento de projetos e serem p\u00e9ssimos gestores; em outro extremo, conheci gestores que sequer haviam aberto um livro de boas pr\u00e1ticas de projeto, mas que pelo elevado senso de comprometimento, organiza\u00e7\u00e3o e paix\u00e3o pela \u201ccomunica\u00e7\u00e3o vinte quatro horas\u201d, levar seus projetos ao n\u00edvel de excel\u00eancia. Ali\u00e1s, no meu caso em particular, posso dizer que passa ser um v\u00edcio \u2013 mais do que um h\u00e1bito \u2013 entregar projetos dentro do prazo estipulado, com o consumo ideal dos recursos, sem desrespeitar o objeto contratado e com a qualidade esperada pelo cliente. Lembro de v\u00e1rios projetos, n\u00e3o apenas um, em que realizei minhas reuni\u00f5es de encerramento exatamente no dia estabelecido para o t\u00e9rmino do projeto. Torna-se algo que vai al\u00e9m do orgulho por um trabalho bem realizado; tem a ver com a certeza de voc\u00ea ter respeitado todos os limites e os interesses do seu cliente, nem mais, nem menos.<\/p>\n<p>Parafraseando Stephen Covey, escritor, empres\u00e1rio e palestrante, autor de \u201cOs sete h\u00e1bitos das pessoas altamente eficazes\u201d: No gerenciamento de projetos, todas as coisas s\u00e3o criadas duas vezes; primeiro, devemos mentaliz\u00e1-las; em seguida, devemos transcrev\u00ea-las, se preciso elaborando diagramas, matrizes, planilhas, mapas mentais, etc., o que puder servir para uma boa organiza\u00e7\u00e3o e para fazer a mente das pessoas borbulharem de ideias. Afinal de contas, a chave para a criatividade \u00e9 come\u00e7ar com o fim em mente, com uma vis\u00e3o e um esbo\u00e7o do resultado desejado.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>O ator e diretor Clint Eastwood destaca-se em Hollywood n\u00e3o apenas pelo seu grande talento e capacidade de lan\u00e7ar personagens e filmes de grande sucesso. H\u00e1, nele, um grande diferencial na produ\u00e7\u00e3o dos seus filmes, qual seja: o de gerenciar muito bem os or\u00e7amentos que assume. Inclusive, em alguns dos seus filmes, chegou a economizar [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":262,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[5],"tags":[206,209,58,52,207,208,204,203,205],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/danielmendonca.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/261"}],"collection":[{"href":"https:\/\/danielmendonca.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/danielmendonca.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/danielmendonca.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/danielmendonca.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=261"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/danielmendonca.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/261\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":265,"href":"https:\/\/danielmendonca.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/261\/revisions\/265"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/danielmendonca.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/media\/262"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/danielmendonca.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=261"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/danielmendonca.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=261"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/danielmendonca.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=261"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}