{"id":293,"date":"2020-07-04T00:23:31","date_gmt":"2020-07-04T03:23:31","guid":{"rendered":"http:\/\/www.danielmendonca.com.br\/?p=293"},"modified":"2020-07-15T20:39:18","modified_gmt":"2020-07-15T23:39:18","slug":"como-diferenciar-e-tambem-conciliar-as-operacoes-de-faturamento-arrecadacao-e-cobranca","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/danielmendonca.com.br\/?p=293","title":{"rendered":"Como Diferenciar e Tamb\u00e9m Conciliar as Opera\u00e7\u00f5es de Faturamento, Arrecada\u00e7\u00e3o e Cobran\u00e7a"},"content":{"rendered":"<p>Neste artigo, abordaremos quest\u00f5es operacionais, de mercado, que justificam a gest\u00e3o centralizada das \u00e1reas de <strong>Faturamento, Arrecada\u00e7\u00e3o e Cobran\u00e7a<\/strong>, sob o enfoque da \u00e1rea de Arrecada\u00e7\u00e3o, tamb\u00e9m denominada em algumas empresas como \u00e1rea de Contas a Receber. Para muitos, a d\u00favida: Faturamento, Arrecada\u00e7\u00e3o e Cobran\u00e7a n\u00e3o seria a mesma coisa?<\/p>\n<p>Para come\u00e7armos, ent\u00e3o, vamos aos conceitos, de maneira bem simples:<\/p>\n<ul>\n<li><strong><strong>Rotinas de Faturamento<\/strong><\/strong>: equivalem ao processamento de dados e informa\u00e7\u00f5es relacionados aos produtos e servi\u00e7os negociados junto aos clientes, considerando todos os cen\u00e1rios b\u00e1sicos e tamb\u00e9m as peculiaridades existentes nos cadastros desses clientes, versus as tarifas e pre\u00e7os previamente estabelecidos pela empresa. Essas rotinas geram \u2013 ou permitem \u2013 como resultado: a emiss\u00e3o de documentos fiscais, o lan\u00e7amento de valores \u00e0 contabilidade, os destaques de impostos e tributos inerentes ao neg\u00f3cio da empresa, atualiza\u00e7\u00f5es nos cadastros dos clientes, relat\u00f3rios de desempenhos operacionais, etc. O faturamento \u00e9 o elo entre a presta\u00e7\u00e3o do servi\u00e7o ou venda de um produto ao cliente e a sua contrapartida financeira \u00e0 empresa.<\/li>\n<li><strong><strong>Rotinas de Arrecada\u00e7\u00e3o<\/strong><\/strong>: equivalem \u00e0 gest\u00e3o dos recebimentos financeiros decorrentes dos pagamentos efetuados pelos clientes quanto aos documentos fiscais emitidos pela rotina de faturamento. Al\u00e9m do controle sobre os recebimentos, a Arrecada\u00e7\u00e3o abrange tamb\u00e9m: a visualiza\u00e7\u00e3o e a an\u00e1lise sobre os valores a receber distribu\u00eddos numa escala de tempo (<em>aging<\/em>), o planejamento de desembolsos financeiros pela empresa (custos, despesas, investimentos, etc.) a partir desses valores distribu\u00eddos nessa escala de tempo, permitindo, assim, a elabora\u00e7\u00e3o e atualiza\u00e7\u00e3o do fluxo de caixa, a provis\u00e3o da inadimpl\u00eancia (n\u00e3o pagamentos) e estrat\u00e9gias de tratamento sobre o que chamamos de \u201cprovis\u00e3o de devedores duvidosos\u201d, \u201crevers\u00e3o de perdas\u201d e \u201cperdas definitivas\u201d. Adicionalmente, a partir da rotina de arrecada\u00e7\u00e3o \u00e9 poss\u00edvel apoiar as Rotinas de Cobran\u00e7a quanto ao tratamento que ser\u00e1 dado aos clientes em cada est\u00e1gio de suas d\u00edvidas para com a empresa, no \u00e2mbito legal e no \u00e2mbito dos acordos contratuais espec\u00edficos firmados entre as partes, considerando, tamb\u00e9m, a elabora\u00e7\u00e3o de pol\u00edticas de parcelamentos, descontos e cancelamentos de d\u00edvidas.<\/li>\n<li><strong><strong>Rotinas de Cobran\u00e7a:<\/strong><\/strong> equivalem \u00e0 execu\u00e7\u00e3o da pol\u00edtica de tratamento de clientes inadimplentes, como extens\u00e3o das rotinas de Arrecada\u00e7\u00e3o, conforme explicado. Entram no contexto, ent\u00e3o, as suspens\u00f5es de neg\u00f3cio entre a empresa e o cliente, como tamb\u00e9m a possibilidade acionar este \u00faltimo judicialmente.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong><strong>Como deve ocorrer efetivamente a concilia\u00e7\u00e3o das opera\u00e7\u00f5es de Faturamento e de Arrecada\u00e7\u00e3o:<\/strong><\/strong><\/p>\n<p>Algumas regras de neg\u00f3cios e valores aplicados no processo de faturamento tem como base defini\u00e7\u00f5es oriundas do processo de arrecada\u00e7\u00e3o, como, por exemplo, a regra de composi\u00e7\u00e3o do c\u00f3digo de barras das faturas, a partir das regras de arrecada\u00e7\u00e3o e em obedi\u00eancia \u00e0s exig\u00eancias do padr\u00e3o de compartilhamento de dados entre agentes financeiros. (por exemplo, no Brasil, sistem\u00e1tica intermediada pelo padr\u00e3o da FEBRABAN, para as movimenta\u00e7\u00f5es financeiras junto aos Bancos);<\/p>\n<p>Concilia\u00e7\u00e3o e tratamento \u00e1gil das diverg\u00eancias entre Faturamento e Arrecada\u00e7\u00e3o, a partir ou n\u00e3o de sistemas e atrav\u00e9s de relat\u00f3rios pr\u00e9-definidos entre ambas as \u00e1reas, quanto aos valores processados a cada ciclo de faturamento e carregados no Contas a Receber. H\u00e1 situa\u00e7\u00f5es espec\u00edficas que geram problemas de concilia\u00e7\u00e3o em algumas empresas, como, por exemplo, no caso de faturamento de clientes isentos de pagamento de impostos \u2013 por exemplo, Embaixadas \u2013, para os quais \u00e9 necess\u00e1rio realizar reten\u00e7\u00e3o desses valores;<\/p>\n<p>A partir de informa\u00e7\u00f5es oriundas do processo de faturamento, o processo de arrecada\u00e7\u00e3o pode ser alimentado de tal forma segmentar seus valores por tipo de cliente \u2013 por exemplo, entre clientes pessoa-f\u00edsica, pessoa-jur\u00eddica, Governo, Pequenas e M\u00e9dias Empresas, etc. \u2013 e, em conjunto, realizar estudos de marketing que gerem diferentes tipos de incentivos nos pagamentos, ou mesmo a constitui\u00e7\u00e3o de planos de faturamento de acordo com o consumo e\/ou hist\u00f3rico de arrecada\u00e7\u00e3o, algo que hoje poucos ramos de neg\u00f3cio praticam.<\/p>\n<p>Al\u00e9m disso, h\u00e1, por parte do faturamento, o trabalho de aux\u00edlio \u00e0 identifica\u00e7\u00e3o correta dos valores de baixa, estorno ou cancelamento por tipo de servi\u00e7o, garantindo melhor precis\u00e3o cont\u00e1bil. No caso de empresas prestadoras de poucos servi\u00e7os (portf\u00f3lio reduzido), muitas vezes este tipo de cen\u00e1rio n\u00e3o tende a ser relevante, mas em empresas que prestem mais de 10 servi\u00e7os \u2013 as de Telecom, por exemplo, chegam a prestar mais de 9.000 combina\u00e7\u00f5es poss\u00edveis dos seus servi\u00e7os \u2013, esta necessidade passa a ser real;<\/p>\n<p>H\u00e1 tamb\u00e9m processos espec\u00edficos que exigem planejamento e controle de ambas as \u00e1reas, Faturamento e Arrecada\u00e7\u00e3o. \u00c9 o caso do cancelamento massivo de faturas devido a falhas de tarifa\u00e7\u00e3o (precifica\u00e7\u00e3o), com posterior refaturamento, exigindo valida\u00e7\u00e3o dos estornos e atualiza\u00e7\u00e3o de valores no sistema;<\/p>\n<p>Outro cen\u00e1rio refere-se \u00e0 prorroga\u00e7\u00e3o de vencimento massivo de um ciclo de faturamento, devido a falhas e atrasos de processamento. Muitas empresas fazem estudos concretos de impacto no fluxo de caixa, a partir dos valores de contas a receber que ter\u00e3o seu vencimento postergado, enquanto que outras empresas simplesmente realizam a prorroga\u00e7\u00e3o (que ocorre via faturamento) sem a m\u00ednima avalia\u00e7\u00e3o de impacto. O estudo pr\u00e9vio sugerido permite avaliar \u2013 na forma de indicador de desempenho \u2013 o quanto as limita\u00e7\u00f5es de sistemas, infraestrutura, pessoas e processos impactam, ao longo do tempo, na efetiva arrecada\u00e7\u00e3o da empresa;<\/p>\n<p>Todo estorno sobre itens espec\u00edficos de uma fatura \u2013 ou seja, corre\u00e7\u00e3o, na maioria das vezes provenientes de reclama\u00e7\u00f5es dos clientes \u2013 pode ocorrer sobre um ou mais itens faturados, e ainda, considerando uma ou mais notas fiscais englobadas sobre uma \u00fanica fatura, dependendo da sistem\u00e1tica da empresa (ressalta-se: fatura n\u00e3o \u00e9 a mesma coisa que nota fiscal). Tal estorno, por\u00e9m, na pr\u00e1tica, n\u00e3o ocorre na base do Faturamento, mas sim na base da Arrecada\u00e7\u00e3o, ou seja, do que chamamos de Contas a Receber. Normalmente os estornos (corre\u00e7\u00f5es) geram tratamento diferenciado dos impostos, dependendo do motivo da solicita\u00e7\u00e3o de corre\u00e7\u00e3o; em alguns casos, como no caso de fraudes comprovadas, o FISCO de cada Unidade Federativa permite a recupera\u00e7\u00e3o do imposto j\u00e1 recolhido; em outros casos, como no caso de erro operacional pela pr\u00f3pria empresa, os valores de imposto n\u00e3o s\u00e3o recuperados. Um bom planejamento e boa gest\u00e3o dos procedimentos de estorno tendem a exigir interfer\u00eancia das \u00e1reas de Faturamento e Arrecada\u00e7\u00e3o, sendo que a primeira interfere diretamente no entendimento de cada servi\u00e7o prestado e a faturar pela empresa, e a segunda, alinhada tamb\u00e9m \u00e0 \u00e1rea tribut\u00e1ria da empresa, interfere na defini\u00e7\u00e3o dos motivos a serem praticados sobre as corre\u00e7\u00f5es, e ainda, sob sua responsabilidade exclusiva, controla tais dedu\u00e7\u00f5es das contas a receber;<\/p>\n<p>Alinhamento estrat\u00e9gico entre as duas \u00e1reas \u2013 Faturamento e Arrecada\u00e7\u00e3o \u2013 para aplicar descontos e\/ou lan\u00e7ar informa\u00e7\u00f5es de incentivo ao d\u00e9bito autom\u00e1tico em conta corrente, garantindo a arrecada\u00e7\u00e3o antes ou no dia do efetivo vencimento das faturas;<\/p>\n<p>C\u00e1lculo do valor de multa e juros por atraso no pagamento, valor o qual, dependendo das diretrizes de arrecada\u00e7\u00e3o, podem ser cobrados na fatura seguinte ao per\u00edodo em que ocorrera o atraso por parte do cliente;<\/p>\n<p>Defini\u00e7\u00e3o conjunta e coordena\u00e7\u00e3o de eventual (ou rotineiro, a depender da empresa) do processo de refaturamento de d\u00e9bitos pendentes de meses anteriores, como, por exemplo, recuperar na fatura do m\u00eas corrente o valor bruto do d\u00e9bito em aberto do m\u00eas anterior, acrescido do devido valor de multa e juros pelo atraso;<\/p>\n<p>Embora ainda n\u00e3o seja uma pr\u00e1tica entre as empresas que ora-e-outra compartilham dos mesmos clientes (consumidores), o modelo de Co-Billing \u2013 ou seja, o modelo de Faturamento Cooperado, habitual entre as empresas de telecomunica\u00e7\u00f5es \u2013, pode vir a ser uma boa estrat\u00e9gia de a\u00e7\u00f5es agressivas de marketing, ganhos de escala e de garantias de arrecada\u00e7\u00e3o. Por exemplo, partir do compartilhamento de cadastros, as empresas passam a ter a possibilidade de trocarem arquivos de valores a faturar \u2013 ou faturados, mas pendentes de pagamento pelos clientes \u2013 gerando, numa \u00fanica fatura (agrupando notas fiscais distintas, por empresa envolvida no processo), a cobran\u00e7a de ambos os servi\u00e7os, e, desta forma, reduzindo a inadimpl\u00eancia (melhoria da situa\u00e7\u00e3o econ\u00f4mica e financeira). O modelo de Co-Billing em telecomunica\u00e7\u00f5es \u00e9 muito mais do que isso, mas, dentre as suas peculiaridades, a sugest\u00e3o ora destacada parece ser a mais f\u00e1cil de ser adaptada a outros mercados.<\/p>\n<p>H\u00e1 outros conceitos tamb\u00e9m utilizados em determinados mercados, como, por exemplo, o Hot Billing, o qual se compara a uma esp\u00e9cie de \u201cFaturamento a Qualquer Tempo, por Solicita\u00e7\u00e3o do Cliente\u201d. \u00c9 o caso de clientes que, por exemplo, estejam de mudan\u00e7a de resid\u00eancia e solicitam a cobran\u00e7a proporcional, na hora, do seu consumo realizado. Neste tipo de processo, ocorre o faturamento independentemente dos vencimentos (ciclos) habituais fornecidos pela empresa, sendo necess\u00e1ria a pr\u00e9via prepara\u00e7\u00e3o e posterior gest\u00e3o rotineira dos valores entre faturamento e arrecada\u00e7\u00e3o. Ainda hoje, o Hot Billing \u00e9 um procedimento inexistente ou desestruturado em muitas empresas que possuem opera\u00e7\u00f5es e servi\u00e7os de grande complexidade. O objetivo do Hot Billing \u00e9 evitar perdas financeiras desnecess\u00e1rias.<\/p>\n<p>Observa\u00e7\u00e3o: Perceba que parte dos exemplos possui rela\u00e7\u00e3o com a\u00e7\u00f5es t\u00e1ticas e estrat\u00e9gicas voltadas \u00e0 qualidade e melhoria de resultado, exigindo integra\u00e7\u00e3o entre as \u00e1reas de Faturamento e Arrecada\u00e7\u00e3o, tanto em termos de planejamento e tomada de decis\u00e3o, quanto em termos de execu\u00e7\u00e3o e controle rotineiro de resultados parciais e finais em cada processo citado, podendo a execu\u00e7\u00e3o e o controle ocorrer via sistema, sob rotinas de execu\u00e7\u00e3o on-line (com interven\u00e7\u00e3o do usu\u00e1rio de neg\u00f3cio) ou de execu\u00e7\u00e3o pr\u00e9-programada (via ambiente de produ\u00e7\u00e3o, por programas que possuem agendamento no ambiente de Tecnologia da Informa\u00e7\u00e3o).<\/p>\n<p><strong><span style=\"text-decoration: underline;\"><strong>Entre Arrecada\u00e7\u00e3o e Cobran\u00e7a:<\/strong><\/span><\/strong><\/p>\n<p>A base das rotinas de Contas a Receber \u00e9 a fonte das a\u00e7\u00f5es de cobran\u00e7a, e, sendo assim, \u00e9 certo que muitas empresas realizam abordagem diferenciada nessas a\u00e7\u00f5es \u2013 isto inclui aplica\u00e7\u00e3o de descontos \u2013 de acordo com o que chamamos de AGING, ou seja, da idade (tempo) de perman\u00eancia da d\u00edvida em aberto com a empresa. O tratamento do AGING \u00e9 fundamental para que a empresa consiga minimizar ao m\u00e1ximo os valores que, ap\u00f3s per\u00edodo predeterminado, precisam ser transferidos das contas de devedores duvidosos para perdas definitivas em seu balan\u00e7o. \u00c9 na intera\u00e7\u00e3o entre ambas as \u00e1reas, Arrecada\u00e7\u00e3o e Cobran\u00e7a, que s\u00e3o definidas estrat\u00e9gias e condi\u00e7\u00f5es de pagamento, al\u00e9m da pr\u00f3pria prioriza\u00e7\u00e3o do que necessita ser recuperado mais urgentemente, dos valores em aberto. Al\u00e9m disso:<\/p>\n<ul>\n<li>\u00c9 necess\u00e1rio gest\u00e3o conjunta entre estas \u00e1reas para a defini\u00e7\u00e3o da quantidade de parcelas permitidas no processo de parcelamento de d\u00e9bitos, assim como a defini\u00e7\u00e3o de eventuais descontos aplicados em valores de entrada (\u00e0 vista) que antecedem as parcelas da d\u00edvida. Tal gest\u00e3o conjunta costuma ter como base o mesmo indicador estrat\u00e9gico na empresa, voltado \u00e0 redu\u00e7\u00e3o da inadimpl\u00eancia;<\/li>\n<li>Desde que Cadastro, Faturamento, Arrecada\u00e7\u00e3o e Cobran\u00e7a estejam integrados e utilizando mesma base e sistema operacional, torna-se poss\u00edvel a execu\u00e7\u00e3o de a\u00e7\u00f5es diferenciadas de cobran\u00e7a, por tipo de cliente;<\/li>\n<li>O conceito de Co-Billing tamb\u00e9m pode ser aplicado sob o enfoque da Cobran\u00e7a.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Como sempre, evito ser exaustivo nesse tipo de artigo, permitindo ao leitor refletir e apresentar maiores considera\u00e7\u00f5es sobre o assunto, at\u00e9 mesmo porque n\u00e3o caberia a mim \u2013 seria imposs\u00edvel \u2013 abranger todos os cen\u00e1rios de interface\/relacionamentos entre essas tr\u00eas \u00e1reas operacionais, tendo em vista as distin\u00e7\u00f5es muitas vezes relevantes entre os mercados empresariais. O importante \u00e9 que as informa\u00e7\u00f5es ora apresentadas possivelmente servir\u00e3o para a reflex\u00e3o sobre como essas tr\u00eas \u00e1reas podem e devem ser estabelecidas com as suas devidas diferencia\u00e7\u00f5es, ao mesmo tempo que, atrav\u00e9s de uma correta integra\u00e7\u00e3o entre elas, a empresa tende a elevar seus resultados financeiros e qualidade na presta\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os que agregam valor ao cliente.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Neste artigo, abordaremos quest\u00f5es operacionais, de mercado, que justificam a gest\u00e3o centralizada das \u00e1reas de Faturamento, Arrecada\u00e7\u00e3o e Cobran\u00e7a, sob o enfoque da \u00e1rea de Arrecada\u00e7\u00e3o, tamb\u00e9m denominada em algumas empresas como \u00e1rea de Contas a Receber. Para muitos, a d\u00favida: Faturamento, Arrecada\u00e7\u00e3o e Cobran\u00e7a n\u00e3o seria a mesma coisa? 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